RESUME SIAT PERT 6

EXPENDITURE CYCLE

Expenditure cycle (siklus pengeluaran): siklus yang melibatkan arus keluar dana untuk barang dan jasa suatu organisasi. Tujuan utamanya : memudahkan pertukaran kas dngn barang dan jasa yang dibutuhkan dari pemasok.

Dokumen yang dibutuhkan dalam siklus pengeluaran:

a.purchase requisition : formulir yang mengawali siklus ini karena merupakan otorisasi untuk melakukan pemesanan barang/jasa

b.purcahase order : dokumen formal, salinan dari dokumen purchase requisition

c.receiving report : dokume untuk pencatatan penerimaan barang

d.supplier report : dokumen tagihan dari pemasok

e.disbursement voucher : dokumen dalam system voucher yang merupakan akumulasi tagihan pemasok yang harus dibayar

f.disbursement check: bukti pembayaran ke pemasok dokumen akhir dalam siklus ini yang merupakan bukti pembayaran ke pemasok

g.debit memorandum : dokumen yang mengesahkan pengembalian pesanan

h.new supplier (vendor) form : dokumen yang digunakan untuk seleksi supplier baruyang berisi harga penawaran, barang/jasa yang ditawarkan, referensi, pengalaman usaha.

i.request for proposal (or quotation) dokumen yang digunakan dlam prosedur tender

Tujuan utama Expenditure Cycle

• Meminimasi total biaya yang dibutuhkan untuk memaintain inventory, supplies, dan berbagai macam jasa yang dibutuhkan untuk organisasi dalam melakukan fungsi.

Keputusan Penting Expenditure Cycle

• Berapa jumlah tingkat optimal inventory dan supplies yang disimpan?

• Supplier mana yang bisa menyediakan kualitas dan servis yang terbaik pada harga yang murah?

• Dimana inventories dan supplies ditempatkan?

• Bagaimana cara organisasi dapat melakukan konsolidasi terhadap pembelian untuk semua unit agar mencapai harga yang optimal?

• Bagaimana IT dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi inbound logistics function?

• Apakah ketersediaan kas mencukupi untuk mendapatkan keuntungan dari diskon yang disediakan oleh suplier?

• Bagaimana cara melakukan pembayaran kepada vendor agar dapat mengelola aliran kas yang besar?

RESUME SIAT PERT 5

REVENUE CYCLE

Aktifitas Siklus Pendapatan

• Pertukaran barang/jasa menjadi kas.
• Pemrosesan penjualan secara kredit:

ú         Pertukaran fisik barang/jasa

ú         Pengelolaan piutang dan penerimaan kas.

• Siklus Pendapatan

ú         Subsistem pemrosesan pesanan penjualan

ú         Subsistem penerimaan kas

• DFD memberikan tinjauan umum mengenai aktivitas logis yang membentuk Sistem Pemrosesan Pesanan Penjualan.

Pemrosesan Pesanan Penjualan

ž     Pelanggan menghubungi perusahaan untuk pesanan penjualan.

ž     Persetujuan kredit untuk pengesahan transaksi pemesanan penjualan.

ž     Informasi penjualan diteruskan ke proses penagihan, piutang dagang, dan pengiriman.

ž     Pengiriman barang.

ž     Proses penagihan setelah pengumpulan dokumen relevan.

ž     Penyampaian informasi ke proses piutang dagang dan proses pengendalian persediaan.

›         Pencatatan piutang di akun pelanggan setelah menerima informasi penagihan.

›         Penyesuaian catatan persediaan untuk mencerminkan penurunan persediaan.

ž     Secara berkala, proses penagihan, piutang dagang, dan pengendalian persediaan mengirim ikhtisar informasi ke proses buku besar umum.

Tujuan dari Revenue Cycle

ž     a. Merekam data order penjualan secara tepat dan cepat

ž     b. Memverifikasi pelanggan dan kreditnya.

ž     c. Menjaga pengiriman barang atau jasa tepat waktu

ž     d. Penagihan terhadap produk dan jasa secara tepat dan akurat

ž     e. Merekam dan mengklasifikasikan penerimaan kas

ž     f. Memposting penjualan dan penerimaan kas pada pelanggan yang tepat dalam jurnal piutang

ž     g. Menjaga produk sampai diterima pelanggan

ž     h. Menjaga uang kas sampai disimpan

Prosedur Manual

• DEPARTEMEN PENJUALAN
• Penerimaan pesanan dari pelanggan
• Dokumen utama: Pesanan Penjualan (Sales Order)
• Tindak lanjut pemesanan:
• Satu salinan disimpan di dalam file pemesanan (Customer Open Order File)
• File pemesanan dari pelanggan disusun berdasarkan abjad nama pelanggan

• DEPARTEMEN KREDIT
• Otorisasi transaksi – verifikasi kelayakan kredit untuk pelanggan.
• Salinan kredit disimpan dalam file pesanan pelanggan sampai transaksi selesai

• PROSEDUR GUDANG
• Pengiriman salinan surat pengeluaran barang (Stock Release) ke bagian gudang.
• Stock release merupakan persetujuan petugas gudang untuk mengeluarkan barang dari gudang.
• Petugas gudang menyesuaikan record persediaan disebabkan  adanya penurunan persediaan.
• Catatan akuntansi persediaan disimpan di departemen pengendalian persediaan.

• DEPARTEMEN PENGIRIMAN
• Penerimaan slip pengepakan dan dokumen pengiriman dari departemen penjualan.
• Berdasarkan barang yang diterima dari gudang, petugas pengiriman mencocokkan barang dengan dokumen pengeluaran  barang, slip pengepakan, dan dokumen pengiriman untuk tujuan verifikasi pesanan.
• Penyiapan Bill of Lading untuk pengiriman kepada pelanggan.
• Petugas pengiriman menyerahkan barang, slip pengepakan, dan dua salinan  bill of lading ke perusahaan pengiriman.
• Petugas pengiriman:
• Mencatat pengiriman pada log pengiriman barang.
• Menyerahkan dokumen pengiriman ke departemen penagihan.
• Menyimpan satu salinan bill of lading dan satu salinan dokumen pengiriman barang.

• DEPARTEMEN PENAGIHAN
• Seluruh informasi mengenai transaksi penjualan terkumpul di departemen penagihan.
• Penagihan setelah proses pengiriman barang dilaksanakan.

• DEPARTEMEN PENGENDALIAN PERSEDIAAN
• Departemen ini menggunakan dokumen pengeluaran barang untuk memperbarui akun buku besar pembantu persediaan (inventory subsidiary ledger).
• Sistem persediaan perpetual – setiap item memiliki record tertentu dalam buku besar persediaan.
• Pada akhir periode, nilai total penurunan persediaan dirangkum dalam voucher jurnal dan dikirim ke departemen buku besar untuk dibukukan harga pokok persediaan dan penurunan persediaan.

• DEPARTEMEN PIUTANG DAGANG
• Membukukan dari salinan buku besar pesanan penjualan ke buku besar pembantu piutang dagang.
• Secara berkala, saldo setiap akun dirangkum menjadi satu dan dikirimkan ke buku besar umum

• DEPARTEMEN BUKU BESAR UMUM

Penerimaan voucher jurnal dari departemen penagihan dan pengendalian persediaan, dan ikhtisar akun dari departemen piutang dagang

RESUME SIAT PERT. 4

Evolusi model system informasi

1.      Proses Manual

2.      Flat file

3.      Database

4.      REA

5.      ERP

1.        Proses manual

·         Sistem manual membentuk peristiwa-peristiwa fisik, sumber daya dan personel yang mencirikan kebanyakan proses bisnis.

·         Dalam hal ini termasuk tugas-tugas seperti pengambilan pesanan, penyimpanan bahan baku di gudang, barang-barang yang dimanufaktur untuk dijual, pengiriman barang-barang ke pelanggan dan menempatkan pesanan pada pemasok.

·         Terdapat nilai mempelajari proses manual sebelum menguasai system yang berdasarkan computer. Pertama, mempelajari system manual membantu hubungan penting antara SIA dan bidang akuntansi lainnya.

·         Kedua, logika proses bisnis dapat lebih mudah dimengerti ketika ia tidak diselubungi oleh teknologi.

·         Ketiga, prosedur manual memfasilitasi pemahaman kegiatan control internal, termasuk pemisahan fungsi-fungsi, pengawasan, verifikasi independen, jejak audit dan control akses.

2.      Flat file

·         Flat file model menjelaskan suatu lingkungan dimana file-file data individual tidak berkaitan dengan file-file lainnya.

·         Pemakai akhir dalam lingkungan ini memiliki file data mereka sendiri, dan tidak menggunakannya bersama-sama dengan pemakai lainnya.

·         Ketika para pemakai majemuk memerlukan data yang sama untuk tujuan yang berbeda, mereka harus memperoleh rangkaian data terpisah yang distrukturisasi untuk kebutuhan mereka yang spesifik.

3.      Database

·         Sebuah organisasi dapat mengatasi masalah-masalah yang berkaitan dengan flat file dengan mengimplementasikan model database ke manajemen data.

·         Dengan organisasi data yang berada di lokasi sentral, semua pemakai memilki akses ke data yang mereka perlukan untuk memenuhi tujuan mereka.

·         Melalui pemakaian data bersama, masalah tradisional yang berkaitan dengan pendekatan flat file mungkin bias diatasi seperti penghapusan kelebihan data, pembaruan tunggal dan nilai lancar.

4.      REA

REA adalah kerangka akuntansi untuk membuat model Resources, Event dan Agents yang kritikal dalam organisasi dan relasi diantara mereka.

·           Sumber Daya(Resources) ekonomi  adalah aktiva dari organisasi. Mereka didefinisikan sebagai objek-objek yang jarang sekaligus dikendalikan oleh perusahaan.

·           Peristiwa(Events) ekonomi merupakan fenoma yang mempengaruhi perubahan sumber daya. Mereka dapat dihasilkan dari kegiatan-kegiatan seperti produksi, pertukaran, konsumsi dan distribusi.

·           Agen(Agents) ekonomi adalah para individu dan departemen-departemen yang berpartisipasi dalam peristiwa ekonomi. Mereka merupakan pihak-pihak dari dalam dan luar organisasi dengan kekuasan yang tak terbatas untuk menggunakan dan membuang sumber daya ekonomi.

5.      ERP(Enterprise Resources Planning)

·         ERP merupakan sebuah model system informasi yang memampukan suatu organisasi untuk mengotomatiskan dan mengintegrasikan proses-proses bisnis kuncinya.

·         ERP memecahkan dua hambatan fungsional tradisional dengan memfasilitasi pemakaian data bersama, arus informasi, dan dengan memperkenalkan praktik-praktik bisnis umum diantara semua pemakai organisasi.

·         Modul-modul ERP yang sudah dikenal umum adalah Manajemen aktiva, Akuntansi keuangan, Solusi industry spesifik, Pemeliharaan pabrik, Perencanaan produksi, Manajemen Kualitas, Penjualan dan distribusi dan Manajemen persediaan.

RESUME SIAT PERT. 3

Perbedaan pemrosesan Batch dan Online

Pemrosesan Batch

·         Pemrosesan transaksi : data transaksi direkam, dikumpulkan, diurutkan dan diproses secara periodis.

·         Pemutakhiran berkas : Ketika tumpukan diproses

·         Waktu Tanggapan : beberapa jam atau hari setelah tumpukan dikirim untuk diproses.

Pemrosesan Online

·         Pemrosesan transaksi : data transaksi diproses seketika

·         Pemutakhiran berkas : saat transaksi diproses

·         Waktu Tanggapan : beberapa detik setelah setiap transaksi diproses.

Pemrosesan hybrid

·         Merupakan perpaduan antara pemrosesan batch dan online.

·         Model seperti ini dijumpai pada beberapa system POS. Data dimasukan seketika ke dalam computer ketika transaksi terjadi, tetapi pemrosesan lebih lanjut (misalnya pemutakhiran kesediaan) dilakukan pada waktu malam hari.

·         Model seperti ini juga sering dilakukan pada bank yang ofline.

RESUME SIAT PERT.2

Subsistem SIA

1. Sistem Pemrosesan Transaksi (SPT)

Sistem Pemrosesan Transaksi merupakan pusat dari seluruh fungsi system informasi dengan:

·         Mengkonversi peristiwa ekonomi ke transaksi keuangan

·         Mencatat transaksi keuangan dalam record akuntansi (jurnal dan buku besar)

·         Mendistribusikan informasi keuangan yang utama ke personel operasi untuk mendukung kegiatan operasi harian mereka

Sistem pemrosesan transaksi menangani peristiwa-peristiwa bisnis yang muncul secara berkala. Pada situasi seperti sekarang ini, sebuah perusahaan dapat berhadapan dengan ribuan transaksi. Untuk dapat secara efisien menangani volume transaksi sebesar itu, jenis – jenis transaksi yang sejenis dikelompokan dalam siklus transaksi. SPT terdiri atas tiga siklus transaksi: siklus pendapatan, siklus pengeluaran dan siklus konversi. Setiap siklus menangkap dan memproses jenis transaksi keuangan yang berbeda.

2. Sistem Pelaporan Buku Besar/Keuangan (SBB/PK)

Sistem buku besar(SBB) dan system pelaporan keuangan (SPK) adalah dua subsistem yang saling erat terkait. Besarnya input ke system BB dating dari siklus transaksi. Rangkuman aktivitas siklus transasksi ini diproses oleh SBB untuk memperbarui akun-akun control buku besar.

Sistem pelaporan keuangan mengukur dan melaporkan status sumber daya keuangan dan perubahan dalam sumber daya – sumber daya tersebut. SPK mengkomunikasikan informasi ini terutama kepada pemakai eksternal. Jenis pelaporan ini nondiscretionary karena organisasi memiliki sedikit atau tidak ada sama sekali pilihan dalam informasi yang disediakannya. Kebanyakan dari informasi ini terdiri atas laporan keuangan tradisional, pengembalian pajak dan dokumen hokum lainnya.

3. Sistem Pelaporan Manajemen (SPM)

SPM menyediakan informasi keuangan internal yang diperlukan untuk memanajemen sebuah bisnis. Para manajer harus segera menangani banyaknya masalah bisnis hari demi hari, juga rencana dan control atas kegiatan operasi mereka.

Laporan – laporan tipikal yang diproduksi oleh SPM meliputi anggaran, laporan varian, analisis biaya-volume-laba, dan laporan-laporan yang menggunakan data biaya lancar. Jenis pelaporan ini disebut discretionary karena organisasi dapat memilih informasi apa yang ingin dilaporkan dan bagaimana menyajikannya.

Model Umum untuk Sistem Informasi Akuntansi

Elemen elemen model umum ini adalah pemakai akhir, sumber data, kumpulan data, pemrosesan data, manajemen database, penghasil informasi dan umpan balik.

• Pemakai akhir

Pemakai akhir dibagi dalam 2 kelompok umum : eksternal dan internal. Pemakai eksternal meliputi para kreditur, para pemegang saham, para investor potensial, agen-agen pembuat peraturan, otoritas pajak, para pemasok dan pelanggan.  Pemakai institusional menerima informasi dalam bentuk laporan keuangan, pengembalian pajak dan laporan-laporan lainnya yang menjadi kewajiban hukum perusahaan untuk melaporkanya. Para pemakai internal adalah pihak manajemen di setiap tingkat organisasi, juga personel operasi.

• Sumber Data

Sumber data adalah transaksi keuangan yang memasuki system informasi dari sumber internal dan eksternal. Yang termasuk transaksi keuangan eksternal adalah pertukaran ekonomis dengan entitas bisnis lainnya dan individu dari luar perusahaan, misalnya pembelian persediaan, penerimaan kas dan pengeluaran kas. Yang termasuk transaksi keuangan internal adalah pergerakan bahan mentah ke persediaan dalam proses(WIP), aplikasi tenaga kerja dan overhead ke WIP, transfer WIP ke persediaan barang jadi serta penyusutan pabrik dan peralatan.

• Pengumpulan data

Pengumpulan data merupakan tahap operasional pertama dalam system informasi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa data-data peristiwa yang memasuki system itu sah,lengkap dan bebas dari kesalahan material. Jika transaksi yang salah memasuki pengumpulan data tanpa terdeteksi, system  mungkin akan memproses kesalahan dan menghasilkan ouput yang keliru dan tidak dapat diandalkan. Hal ini akhirnya, dapat menghasilkan tindakan yang salah dan keputusan yang buruk dari pihak pemakai.

• Pemrosesan Data

Data biasanya perlu diproses untuk menghasilkan informasi. Misalnya, algorita matematika digunakan untuk aplikasi penjadwalan produksi, teknik-teknik statistic untuk peramalan penjualan dan prosedur-prosedur untuk memposkan dan merangkumkan yang digunakan dalam aplikasi akuntansi.

• Manajemen Database

Database organisasi merupakan tempat penyimpanan fisik data keuangan dan non keuangan. Manajemen database memiliki tugas mendasar yaitu penyimpanan, perbaikan, dan penghapusan. Tugas penyimpanan menetapkan kunci-kunci untuk record-record yang baru dan menyimpannya dalam lokasi yang benar dalam database. Perbaikan merupakan tugas untuk menempatkan dan menyarikan suatu record yang ada dari database untuk diproses. Penghapusan adalah tugas untuk memindahkan secara permanen record yang sudah using atau berlebihan dari database.

• Penghasil Informasi

Penghasil informasi merupakan proses mengumpulkan, mengatur, memformat, dan meyajikan informasi untuk para pemakai. Informasi yang berguna memiliki karakteristik : relevan, tepat waktu, akurat, lengkap, dan merupakan rangkuman.

Relevan. Sistem informasi harus menyajikan hanya data yang relevan dalam laporanya. Laporan yang berisi data tidak relevan hanya memboroskan sumber daya dan dapat menghasilkan keputusan atau tindakan tidak benar.

Tepat waktu. Umur informasi merupakan factor yang kritikal dalam menentukan kegunaanya. Informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan yang didukungnya.

Akurat. Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material. Kita kadang-kadang harus mengorbankan keakuratan yang absolut untuk memperoleh informasi yang tepat waktu. Oleh karena itu, dalam menyiapkan informasi, para desainer system mencari keseimbangan antara informasi seakurat mungkin, tetapi tetap cukup tepat waktu, agar berguna.

Lengkap. Tidak boleh ada bagian informasi yang esensial bagi pengambil keputusan atau pelaksanaan tugas yang hilang.

Rangkuman. Informasi harus diagregasi agar sesuai dengan kebutuhan pemakai. Semakin arus informasi mengalir ke atas melalui organisasi ke manajemen atas, semakin ia dirangkumkan.

• Umpan balik

Umpan balik adalah suatu bentuk output yang dikirimkan kembali ke system sebagai suatu sumber data.

RESUME SIAT PERT. 1

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem dan Subsistem

• Suatu sistem disebut subsistem ketika ia dilihat dalam kaitannya dengan sistem yang lebih besar dimana dia menjadi bagiannya.
• Sebaliknya, sebuah subsistem disebut sistem ketika ia menjadi fokus perhatian. Binatang, tumbuhan, dan bentuk kehidupan lainnya adalah sistem. Terdapat juga subsistem dari ekosistem di mana mereka hidup. Dari perspektif yang berbeda, para binatang dibentuk dari subsistem-subsistem yang lebih kecil, seperti subsistem sirkulasi dan subsistem pernapasan.

Informasi sebagai salah satu sumber daya yang fital bagi organisasi, karena:

•  Digunakan sebagai salah satu pertimbangan manajemen untuk mengambil keputusan atau kebijakan bagi organisasi.
• Digunakan untuk melihat kinerja di tingkat operasional tentang transasksi-transaksi bisnis yang mempengaruhi perusahaan seperti penjualan dan pengiriman barang, penggunaan tenaga kerja dan bahan baku dalam proses produksi, serta transfer sumber daya secara internal dari satu departemen ke departemen lainnya.
• Rangkuman informasi tentang kegiatan informasi dan kegiatan-kegiatan lainnya didistribusikan ke semua manajer di semua tingkatan yang mana digunakan untuk mendukung berbagai fungsi perencanaan dan kontrol.
• Informasi juga mengalir ke bawah dari manajer senior ke manajer yunior dan personel operasi dalam bentuk instruksi, kuota dan anggaran-anggaran.

Komponen SIA terdiri atas:

• Orang : dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses dan melaksanakan berbagai fungsi
• Prosedur : baik yang manual maupun yang terotomatisasi yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses dan menyimpan data tentang aktifitas-aktifitas organisasi.
• Data : laporan tentang proses bisnis organisasi
• Software
• Hardware

Faktor-faktor yang mempengaruhi desain SIA:

• Budaya organisasi, strategi organisasi dan teknologi informasi yang saling mempengaruhi satu dengan lainnya.

Fungsi Utama SIA:

• Kumpulkan dan simpan data tentang aktifitas yang dilaksanakan organisasi(penjualan dan pembelian)
• Ubah data jadi informasi yang berguna dan melayani tujuan
• Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi termasuk data organisasi saat dibutuhkan akurat dan andal

Peran SIA dalam value chain:

• Infrastruktur perusahaan : mengarah pada aktifitas-aktifitas akuntansi, keuangan, hukum dan administrasi umum yang penting bagi sebuah organisasi untuk beroperasi. SIA adalah bagian dari infrastruktur.
• Sumber daya manusia: melibatkan aktivitas yang berhubungan dengan perekrutan, pengontrakan, pelatihan dan pemberian kompensasi dalam keuntungan bagi pegawai.
• Teknologi : merupakan aktivitas yang meningkatkan produk dan jasa
• Pembelian : termasuk seluruh aktifitas yang melibatkan perolehan bahan mentah, suplai, mesin dan bangunan yang digunakan untuk melaksanakan aktifitas utama.