A. Judul
Rancang Bangun
Sistem Informasi Penggajian pada Kantor
Imigrasi Klas I Khusus Surabaya.
B. Latar Belakang Masalah
Instansi pemerintah secara umum berperan dalam pemberian pelayanan kepada
masyarakat sesuai dengan bidangnya masing-masing baik di tingkat pusat maupun
di tingkat daerah. Pada pelaksanaan tugas pelayanan tersebut, pegawai instansi
pemerintahan sebagai petugas yang memberikan pelayanan kepada masyarakat secara
langsung berhak memiliki pendapatan yang layak demi terciptanya pelayanan yang
prima. Kesalahan dalam penghitungan gaji pegawai dapat menurunkan kualitas
pegawai yang berdampak pada pelayanan langsung kepada masyarakat. Dengan adanya
penggunaan teknologi informasi pada instansi pemerintah diharapkan dapat
menghilangkan kesalahan dalam penghitungan gaji pegawai.
Kantor Imigrasi Klas I Khusus Surabaya yang termasuk instansi pemerintah
memiliki permasalahan dalam proses penggajian pegawai, seperti absensi pegawai
dengan membubuhkan tanda tangan, penghitungan gaji, uang makan, uang lembur,
dan remunerasi menggunakan kalkulator, serta pembuatan laporan gaji dan absensi
pegawai dibuat dengan tulisan tangan.
Berdasarkan uraian masalah diatas, maka dirancang bangun Sistem Informasi
Penggajian pada Kantor Imigrasi Klas I Khusus Surabaya dimana sistem ini
terdiri dari sub sistem absensi pegawai, sub sistem penghitungan
gaji, uang makan, uang lembur, dan remunerasi
serta sub sistem pembuatan laporan.
Dengan adanya Sistem Informasi penggajian ini, diharapkan
dapat mengatasi permasalahan dan mempercepat proses penggajian yang terjadi
pada Kantor Imigrasi Klas I Khusus Surabaya sehingga pegawai dapat memberikan
pelayanan kepada masyarakat dengan prima.
C. Rumusan Masalah
Berdasarkan
latar belakang masalah yang telah
diuraikan di atas, maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :
1.
Bagaimana
merancang
bangun Sistem Informasi absensi pegawai pada
Kantor Imigrasi Klas I Khusus Surabaya?
2.
Bagaimana
merancang
bangun Sistem Informasi penggajian
pegawai pada Kantor Imigrasi Klas I Khusus Surabaya?
3.
Bagaimana
merancang
bangun Sistem Informasi yang dapat melaporkan tentang
laporan gaji pegawai, laporan absensi pegawai, laporan remunerasi pegawai,
laporan uang makan pegawai, dan laporan uang lembur pegawai pada Kantor
Imigrasi Klas I Khusus Surabaya?
D. Batasan Masalah
Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka
batasan masalah dalam penelitian ini adalah
sebagai berikut:
1.
Data pegawai yang
digunakan adalah data pegawai
Kantor Imigrasi Klas I Khusus Surabaya tahun 2012.
2.
Sistem yang dibahas meliputi proses absensi pegawai, proses penghitungan gaji
pegawai, dan proses remunerasi pegawai.
3.
Proses cetak laporan terdiri dari laporan gaji pegawai, laporan absensi pegawai, laporan remunerasi pegawai,
laporan uang makan pegawai, dan laporan uang lembur pegawai.
E. Tujuan
Tujuan pada penelitian ini adalah sebagai
berikut :
1.
Merancang Bangun Sistem
Informasi absensi pegawai pada Kantor Imigrasi Klas I Khusus Surabaya.
2.
Merancang Bangun Sistem
Informasi penggajian pegawai pada Kantor Imigrasi Klas I Khusus Surabaya.
3.
Merancang Bangun Sistem
Informasi yang dapat melaporkan tentang laporan gaji pegawai, laporan absensi
pegawai, laporan remunerasi pegawai, laporan uang makan pegawai, dan laporan
uang lembur pegawai pada Kantor Imigrasi Klas I Khusus Surabaya.
F. Manfaat
Manfaat
pada penelitian ini
adalah sebagai berikut:
1.
Bagian Kepegawaian
Manfaat Sistem Informasi penggajian
ini pada
bagian kepegawaian adalah sebagai berikut :
a. Dapat mengetahui dengan detail jam datang
dan jam pulang kantor dengan cepat dan akurat.
b. Dapat megetahui dengan pasti jumlah jam
lembur pegawai.
c. Dapat menghilangkan kecurangan saat
absensi.
2. Bagi Pegawai
Manfaat Sistem
Informasi penggajian bagi pegawai adalah dapat mengetahui keterlambatan dan jumlah lembur
yang mempengaruhi jumlah remunerasi yang diterima.
3.
Bagi Pimpinan
Manfaat Sistem Informasi penggajian
bagi pimpinan adalah dapat mengetahui dengan benar laporan
absensi dan laporan penggajian pegawai sehingga dapat dijadikan pendukung dalam
pengambilan kebijakan terhadap pegawai yang melakukan pelanggaran.
4. Bagian Keuangan
Manfaat Sistem Informasi penggajian
ini pada
bagian keuangan adalah dapat melakukan penghitungan uang makan, uang
lembur, remunerasi dan gaji pegawai dengan cepat dan akurat.
G. Landasan Teori
1. Penggajian
Sistem Penggajian adalah
proses yang menentukan tingkat penggajian staf, memonitori, mengembangkan, dan
mengendalikannya. Inflasi terus menerus dan berbagai usaha pemerintah untuk
mengekangnya melalui serangkaian kebijakan pengendalian penggajian. Akibatnya
yang nyata antara lain adalah pengikisan perbedaan, penyimpangan dalam
penggajian, dan struktur penggajian yang sudah tidak memenuhi syarat lagi. Hal
ini menimbulkan masalah dalam menarik, memberikan motivasi, dan mempertahankan
staf, karena manajemen tidak mungkin lagi mengendalikan secara menyeluruh
praktek pemberian gaji.
Tanpa suatu kebijakan
penggajian dan prosedur-prosedur yang ditetapkan, perusahaan seirng menghadapi
beberapa atau semua persoalan berikut: Kesulitan untuk merekrut dan
mempertahankan staf yang bermutu tinggi karena gagal menawarka gaji yang
bersaing ( Definisi Penggajian,2009).
1.
Semangat
kerja yang rendah, kemarahan
dan kegelisahan karena struktur penggajian yang tidak adil, yang kelemahan
sering menjadi masalah umum.
2.
Prestasi
rendah dan kurang motivasi sebagai akibat dari ganjaran dan perangsang yang
tidak memadai untuk perbaikan dalam efisiensi.
3.
Biaya
penggajian yang meningkat karena tidak efektifnya atau tidak adanya prosedur
pengendalian penggajian.
4.
Ketidakmampuan
untuk menerapkan pedoman kebijakan pendapatan nasional agar secara maksimal
menguntungkan bagi organisasi dan para karyawan.
2.
Remunerasi
Remunerasi adalah imbalan
kerja yang dapat berupa gaji, honorarium, tunjangan tetap, insentif, bonus atas
prestasi, pesangon, atau pensiun. Bagi pegawai negeri, remunerasi berarti
imbalan kerja diluar gaji. Tunjangan kerja individu pegawai dapat meningkat
atau menurun sejalan dengan peningkatan atau penurunan kinerja yang diukur
berdasarkan indikator kinerja utama.
3.
Sistem Informasi Penggajian
Definisi Sistem Informasi penggajian menurut
Krismiaji (2005:25), Sistem Informasi penggajian adalah serangkaian aktifitas
bisnis dan kegiatan pengolahan data yang terkait yang berhubungan dengan
pengelolaan karyawan perusahaan secara efektif yang terdiri dari input, proses
dan menghasilkan output berupa informasi tentang gaji yang bermanfaat bagi
perusahaan.
4.
Analisis dan Desain Sistem Informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam
tubuh suatu organisasi sehingga informasi ini sangat penting di dalam
organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh,
kerdil dan akhirnya berakhir. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk
yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima.
Menurut Jogiyanto (1999:26) Sistem Informasi itu
sendiri adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan trasaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan.
Analisis system dapat didefinisikan sebagai
penguraian dari suatu sistem informasi yag utuh ke dalam bagian – bagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan – permasalahan, kesempatan – kesempatan, hambatan – hambatan yang
terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap
perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap analisi merupakan
tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan dalam tahap ini akan
menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.
5.
Sistem Informasi
Menurut Leitch dan Davis (1983:6) pada dasarnya
sistem informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
berisifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
1.
2.
3.
1. Rancangan
Penelitian
a. Studi
Literatur
Dilakukan
dengan cara mencari informasi dari berbagai literatur yang berhubungan dengan
pembuatan sistem informasi penggajian
pegawai pada Kantor Imigrasi
Klas I Khusus Surabaya.
b.
Metode
Wawancara
Metodologi wawancara adalah penelitian yang dilakukan
selama melakukan merancang bangun sistem informasi penggajian pegawai pada Kantor Imigrasi Klas I Khusus Surabaya.
Dengan mencatat semua data-data yang kita butuhkan, kemudian kita olah menjadi
sebuah informasi yang lebih akurat demi suksesnya program yang dibuat. Dimana
dalam mendapatkan data-data diperoleh dari narasumber.
Dilakukan dengan
cara mencari informasi dari berbagai literatur yang berhubungan dengan
pembuatan sistem informasi penggajian
pegawai pada Kantor Imigrasi
Klas I Khusus Surabaya.
2. Analisis, Perancangan dan
Implementasi
a.
Analisis
Menganalisa sistem merupakan langkah awal dalam
membuat sistem baru. Dalam analisis sistem digunakan metode-metode yang telah
dielaskan pada poin rancangan penelitian di atas, yaitu metode observasi,
metode wawancara, dan studi kepustakaan. Dalam proses analisis ini ditemukan
beberapa permasalahan sebagai berikut:
1.
Proses membuat Sistem Informasi absensi pegawai
pada Kantor Imigrasi Klas I Khusus
Surabaya.
2.
Proses membuat Sistem Informasi penggajian pegawai
pada Kantor Imigrasi Klas I Khusus
Surabaya.
3.
Proses membuat Sistem Informasi yang dapat melaporkan tentang laporan
gaji pegawai, laporan absensi pegawai, laporan remunerasi pegawai, laporan uang
makan pegawai, dan laporan uang lembur pegawai pada
Kantor Imigrasi Klas I Khusus Surabaya.
b.
Analisa
Sistem
Analisa sistem
merupakan kegiatan menguraikan suatu sistem informasi yang utuh dan nyata ke
dalam komponen yang bertujuan untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi
masalah-masalah yang muncul, sehingga mengarah kepada suatu solusi perbaikan
maupun pengembangan ke arah
yang lebih baik dan sesuai kebutuhan. Untuk alur data system informasi penggajian yang sedang berjalan
di Kantor Imigrasi Klas I Khusus
Surabaya
akan diuraikan dengan menggunakan Dokumen Flow, System Flow, DFD (Data Flow Diagram), ERD (CDM dan PDM)
dan Desain input output.
c.
Implementasi
Berikut ini adalah hardware dan software yang dibutuhkan untuk menggunakan
program sistem informasi penggajian pada Kantor Imigrasi Klas
I Khusus Surabaya, yaitu :
1.
Hardware dengan
spesifikasi minimal sebagai berikut:
a.
Processor Intel Pentium IV
atau lebih tinggi.
b.
Memory DDR RAM 256 MB atau
lebih tinggi.
c.
VGA 64MB bit dengan resolusi 1024 x 768 atau lebih tinggi.
d.
Hardisk 10 GB
2.
Software dengan
spesifikasi sebagai berikut:
a.
Microsoft Windows XP, Vista
dan Seven
b.
Microsoft SQL Server 2005
(Untuk Server)
c.
.NET Framework 2.0 atau yang
lebih tinggi.
I.
Jadwal Kerja
Jadwal kegiatan yang akan
dilaksanakan dalam merancang bangun Sistem Informasi penggajian dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Jadwal Kerja
|
NO
|
KEGIATAN
|
September
2012
|
Oktober
2012
|
Nopember
2012
|
Desember
2012
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
1
|
Observasi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
Wawancara
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3
|
Penyusunan
Proposal
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4
|
Analisa sistem
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5
|
Perancangan
Sistem
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6
|
Pembuatan
Program
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7
|
Uji program
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8
|
Implementasi Program
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
9
|
Penyusunan laporan
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10
|
Studi Kepustakaan
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Why & when do I need these settings?
